Sposób postępowania przy wnioskowaniu, odbywaniu i rozliczaniu wyjazdów zagranicznych określają Zasady wnioskowania, kierowania, oraz realizacji wyjazdów zagranicznych pracowników, doktorantów i studentów Politechniki Krakowskiej.
Przebieg wyjazdu należy dokumentować zgodnie z Zasadami, z wykorzystaniem określonych wzorów dokumentów:
– Wniosek o wyjazd zagraniczny
– Wniosek o przekazanie na rachunek bankowy zaliczki na wyjazd zagraniczny
– Rozliczenie wyjazdu
Wyjazd należy rozliczyć w Dziale Finansowym w terminie do 14 dni od jego zakończenia.
Wysokość diet oraz kwoty limitu za nocleg zależne są od docelowego państwa (państw) podróży. Aktualnie obowiązują następujące stawki.
Pracownicy którzy w ramach swoich obowiązków służbowych wyjeżdżają do państw Unii Europejskiej, mogą ubiegać się o potwierdzenie zaświadczenia A1 dla pracownika delegowanego.
A-1 to zaświadczenie o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej. Zaświadczenie to wydaje się w celu potwierdzenia, któremu ustawodawstwu zabezpieczenia społecznego pracownik podlega, oraz poświadczenia, że pracownik nie jest zobowiązany do opłacania składek w innym państwie. Formularz A1 jest podstawą do wydania europejskiej karty ubezpieczenia zdrowotnego (EKUZ). Właściwe dane potrzebne do wypełnienia zaświadczenia A1 należy złożyć w Dziale Spraw Osobowych i Socjalnych co najmniej na 14 dni przed planowanym terminem wyjazdu służbowego. Zaświadczenie jest potwierdzane przez ZUS w terminie do 7 dni roboczych.